Doküman: Resmi belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleştirilmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri kaynakları,
Elektronik Belge: Bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için elektronik ortamda alınmış ya da üretilmiş, içerik, yazı, görüntü veya ses ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgiyi,
Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaralar bütününü,
Standart Dosya Planı: Kurumsal faaliyetlerin ve bu faaliyetler sonucunda oluşan belgelerin kurumsal yapıya ve hiyerarşiye uygun olarak konu temelli sınıflandırılması için geliştirilmiş ve 2005/7 başbakanlık genelgesiyle yayımlanan belge yönetim planını,
Form: Biçimli belgeyi,
Format: Elektronik dosya türlerini,
Elektronik imza: Bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,
Mobil Elektronik İmza: Elektronik imzayla ilgili süreçlere ve teknik kriterlere ilişkin tebliğde yer alan ve taşınabilir elektronik cihazlar ile atılan imzayı,
Elektronik ortam: EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde resmi bilgi, belge veya dokümanların üretildiği ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi,
Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı,
Üstveri (Metadata): Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgileri,